Was du heute kannst besorgen

Wie haben wir eigentlich früher die Tage im Büro verbracht – damals, als es noch keine digitale In-Box gab, die täglich oder öfter abgearbeitet werden muss? Es ist keine Frage, dass die digitale Kommunikation viel Erleichterung gebracht hat, aber auch zusätzlichen Aufwand. Wer die elektronische Post richtig behandelt, kann den Aufwand allerdings in Grenzen halten.

E-Mail ist eigentlich eine sehr effiziente Form der Kommunikation. Im Gegensatz zum Telefon, muss der Partner nicht in der Lage sein, sofort zu antworten, sondern kann das tun, wenn er dafür Zeit hat. Abgesehen von allem nutzlosen Spam und anderem digitalem Schrott, der ja heutzutage gottseidank zum grössten Teil ausgefiltert wird, ist gerade dies aber auch der Schwachpunkt des digitalen Nachrichtenverkehrs: Mitteilungen werden mal kurz gelesen, dann zur Seite gelegt – und dann vergessen. Oft ist die Nachrichtenflut ganz einfach grösser, als die Arbeitsdisziplin. Obwohl wir ja eigentlich alle schon lange wissen, wie mit e-Mail umzugehen ist, gibt es doch immer wieder nützliche Tipps zum Thema e-Mail-Management. Die aktuellste Ausgabe ist auf computerwoche.de zu finden. Zitat:

“Stellen Sie sich bei jeder Mail die Frage, ob Sie antworten müssen. Wenn nicht, löschen oder archivieren Sie die Mail. Sofern Sie sie nur einige Zeit speichern möchten, verschieben Sie sie in den Papierkorb. Dann ist die Mail zwar nicht mehr in der Übersicht gelistet, aber immer noch greifbar.“

Unter dem Titel “Ordnung machen im e-Mail-Chaos“ zeigt die CW in einem zweiten Teil des Artikels auch auf, wie e-Mails effizient organisiert werden können.

Ausserdem gibt es immer noch e-Mail-Spezialisten, die auch Workshops durchführen, um den richtigen Umgang mit e-Mail zu trainieren. Zum Beispiel die deutsche Webgold Akademie, die auch in der Schweiz tätig ist.

Für uns ist die wichtigste Regel im Umgang mit e-Mail eine, die es schon lange vor dem Anbruch des digitalen Zeitalters gab: 

"Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen" 

hiess es schon damals. Kein schlechter Tipp, der sicher Nutzen bringen könnte, vor allem für all jene User, die ihre Mails wochenlang verschlampen und dann ganz vergessen – wir wissen, ob wir gemeint sind!

Wer gerade Zeit hat, eine kleines Auffrischungskapitel zum Thema zu lesen, der kann das tun: Das Beratungs- und Informationszentrum Eklektronischer Geschäftsverkehr in Hessen stellt einen Leitfaden im Net zur Verfügung, der die wichtigsten Punkte in einem relativ kurzen Artikel auflistet.