Netzwerken statt e-mailen - die Zukunft der Kommunikation?

Ein modisches neues Schlagwort sorgt in der Kommunikationsszene für Diskussionen: Es heisst Zero-e-Mail und bedeutet genau das – keine e-Mails mehr. Tatsächlich gibt es gute Gründe, den Gebrauch von e-Mails zu beschränken – auf das wirklich Wichtige, zum Beispiel.

E-Mail ist eines der schnellsten und praktischsten
Kommunikationsmittel überhaupt. Trotzdem hat es in
vielen Unternehmen die Produktivität nicht gesteigert,
sondern hemmt sie. Das Problem: Es werden zu viele
überflüssige Mails verschickt.

Führend im Krieg gegen die e-Mail-Flut ist der Französische IT-Konzern Atos. Dessen Boss Thierry Breton hat schon vor zwei Jahren angekündigt, dass er in seinem Unternehmen ohne die elektronische Post auskommen will. Sein Deutscher Statthalter Winfried Holz hat jetzt in einem Interview mit der Computerwoche angekündigt, dass dieses Ziel bis Ende dieses Jahres erreicht sein werde. Zitat:

“Wenn wir die Verhandlungen in diesem Quartal abgeschlossen haben, geht es konkret in die Umsetzung. Es gibt bereits eine Pilotvereinbarung, die Tests laufen und die ersten Mitarbeiter beginnen damit zu arbeiten. Der gesamte Rollout für alle Mitarbeiter in Deutschland soll dann ab dem 1. Juli starten. So sieht der Umsetzungszeitplan aus. […]
Das Projekt, das mit der Ankündigung im Februar 2011 eingeläutet wurde, hat im Grunde mehrere Phasen. Die erste Phase bestand aus einer Analyse. Hier haben wir das E-Mail-Verhalten bei Atos intensiv untersucht und gemessen. Daraus konnten wir wichtige Erkenntnisse gewinnen. Parallel dazu haben wir uns auf dem Markt nach Tools umzuschauen. Wir wollen die E-Mail durch ein Enterprise Social Network (ESN) ablösen. Die Zahl der Tools hat uns allerdings überrascht - wir haben insgesamt über 200 Werkzeuge gefunden. In der Endauswahl haben wir uns mit zwei Tools intensiver beschäftigt. Dafür gab es dann auch Pilot-Communities mit jeweils über 500 Mitarbeitern. Schließlich haben wir uns für BlueKiwi entschieden, ein französisches Startup-Unternehmen, das wir letzten Endes auch erworben haben.“

Tatsächlich hat die e-Mail-Flut in vielen Unternehmen gigantische Ausmasse erreicht. Die Welt zitiert das Marktforschungsunternehmen Radicati:

“ Weltweit werden 145 Milliarden E-Mails verschickt – pro Tag. 2016 sollen es schon 192 Milliarden sein, prognostiziert der Marktforscher Radicati Group. Berechnungen zufolge sind Angestellte von Unternehmen gut 20 Stunden in der Woche allein damit beschäftigt, E-Mails zu schreiben, zu sortieren, zu löschen und zu beantworten. Die Frage ist: Ist diese Zeit gut investiert?“

Eine berechtigte Frage. Die Erfahrung wird zeigen, ob sich die Flut an überflüssigen Informationen auf unternehmenseigenen Social Networks stoppen lässt… oder ob es nicht eher die User sind, die durch falsche Verhaltensweisen zur e-Mail-Flut geführt haben und die auch beim Netzwerken wieder über die Stränge schlagen werden. Der Mensch kommuniziert halt einfach gerne – ob’s nun immer produktiv ist, oder nicht, ist oft zweitrangig - auch im Berufsleben.

E-Mail: Den Zenith überschritten?

Zu dieser Einschätzung kommt die Computerwoche in einer ausführlichen Analyse über den Zustand des Kommunikationsmittels e-Mail. Zwar werden täglich immer noch Milliarden von Mails verschickt – Spam inklusive – doch gibt es immer mehr Firmen, die sich aktiv mit Kosten-Nutzen-Analysen von e-Mail auseinandersetzen.

Studien zeigen, dass sich Führungsmitarbeiter wöchentlich während vieler Stunden mit dem Lesen und Schreiben von e-Mails herumschlagen. Das würde sich ja lohnen, wenn dabei wenigstens gewinnbringende Informationen ausgetauscht werden. Doch dem ist oft nicht so. Zitat aus der CW:

“Eine Studie des britischen Henley Management College belegt die Aussage, was die Belastung der Manager betrifft. Die britische Universität hat in einer europaweiten Erhebung den Mail-Verkehr von 180 Führungskräften analysiert. Knapp ein Drittel der Nachrichten seien irrelevant, lautet das Urteil. Hochgerechnet auf das gesamte Berufsleben verschwenden Manager demnach drei Jahre mit dem Bearbeiten unwichtiger Nachrichten…“

Was tun?

Die Computerwoche hat einen IT-Konzern gefunden, der die Lösung darin sieht, e-Mails ganz aus der internen Kommunikation zu verbannen. Der globale IT-Dienstleister Atos glaubt, damit einen Schritt in die Zukunft zu machen:

“Binnen drei Jahren will das Unternehmen die E-Mail komplett aus der internen Kommunikation verbannen. "Wir können noch nicht genau alle erforderlichen Schritte bis zu diesem Ziel abschätzen. In Teilbereichen konnten wir aber bereits alternative Kommunikationskanäle einführen, die den Informationsaustausch beschleunigen und verbessern…“

Der das sagt, ist der Deutsche Atos CTO. Tatsächlich gibt es ja gute Gründe, den Umgang mit e-Mail im Geschäft zumindest zu regulieren. Darauf geht die CW m Kapitel: “Kostenexplosion durch e-Mail“ ein:

“Für Unternehmen ist die falsche E-Mail-Nutzung aber alles andere als komisch, sie ist ineffizient und kostet Geld. Das zeigt sich zuerst in der IT: Das wachsende Mail-Volumen durch grosse und mehrfach verschickte Attachments beansprucht immer mehr Speicherplatz und Backup-Systeme.Zudem gefährden die übermittelten und in vielen unterschiedlichen Postkörben abgelegten Dokumente die Compliance-Regelungen der Firmen. Das unstrukturierte Speichern relevanter Informationen untergräbt die Transparenz, erschwert die Archivierung und verursacht Gesetzesverstösse. Ineffizienzen entstehen zudem, wenn Dokumente an Projektmitglieder oder Kollegen mit der Bitte um Ergänzungen, Korrekturen und Kommentare verschickt werden. Stehen auf dem Verteiler mehrere Personen, ist eine eindeutige Versionierung der Unterlagen unmöglich. Für neue Projektmitarbeiter, die sich etwa über den aktuellen Stand der Dokumentation informieren wollen, ist das fatal.“

Wir empfehlen den ganzen Artikel, der übrigens unter dem Titel: “Nachruf auf die elektronische Post: e-Mail als Opfer ihres Erfolgs“ erschienen ist,  als Lesestoff. Wir glauben allerdings nicht daran, dass e-Mail auf dem Sterbebett liegt – dafür ist diese Kommunikationsart schlicht zu praktisch. Vor 20 Jahren war e-Mail noch revolutionär. Heute kann die Belastung durch elektronische Post zwar oft stressig werden, trotzdem ist e-Mail immer noch eine elegante, günstige und blitzschnelle Art zu kommunizieren – wenn man vernünftig damit umgeht!